Tem ruído na comunicação? Como melhorar o desempenho com a comunicação interna!

A comunicação seja ela escrita, oral ou através de imagens e gestos, é um dos elementos que compõe a evolução dos seres humanos. Sem ela, não há interação e crescimento das comunidades.

E dentro das empresas não é diferente. A comunicação é essencial para a evolução de projetos, prospecção de clientes, efetivação de vendas e manutenção do relacionamento interpessoal.

Por mais que a comunicação simplesmente exista e faça parte da rotina de trabalho também é preciso trabalhar o tema e incentivar a boa comunicação.

Ruído, literalmente

Essa expressão me foi apresentada em uma aula de Psicologia do Trabalho e hoje entendo bem mais do que na época.

Quando falamos de ruído a maior parte da população logo pensa em uma máquina fazendo barulho. Teoricamente a ideia é a mesma, mas no mundo corporativo vai além das máquinas.

Para exemplificar melhor, ruído na comunicação interna pode ser entendido com o exemplo:

“Imagine você em uma reunião com seus superiores e os seus colegas de trabalho, você está explicando um slide, mas enquanto você tenta explicar tem um grupo a sua direita conversando entre si, um grupo a sua esquerda sem conseguir entender direito porque o volume da sua voz está baixo e duas pessoas ao centro que estão tentando entender o conteúdo.”

Pois bem, metaforicamente, é isso que ocorre quando as empresas possuem problemas de comunicação interna.

Os ruídos podem ser:

• Colaboradores que não prestam atenção nas informações passadas por falta de interesse;
• Sua forma de expor que não está nivelada com a forma de transmissão de informações dentro da empresa;
• Empresas que possuem acesso as informações, mas não conseguem repassar os dados necessários a todos os setores.

Saber em que grau a comunicação da sua empresa se encontra traz benefícios a curto, médio e longo prazo.

Vantagens x Desvantagens

Abaixo vamos listar pontos fortes e fracos que envolvem diretamente o uso da comunicação interna em todos os setores.

Vantagens

Como vantagens da boa comunicação interna podemos citar:

• Engajamento dos colaboradores na busca comum dos objetivos da empresa;
• Melhora no clima organizacional;
• Facilidade na resolução de conflitos no relacionamento interpessoal;
• Maior produtividade devido a perda de tempo na busca pela informação correta;
• Melhora no atendimento aos clientes.

Desvantagens

Já as desvantagens são citadas abaixo, mas é importante lembrar que elas podem se tornar crônicas se não forem trabalhadas todos os dias:

• Alta taxa de rotatividade em um setor ou na empresa como geral;
• Conflitos entre pessoas ou setores frequentes;
• Dificuldade em alcançar as metas estipuladas;
• Baixa produtividade e qualidade do produto ou serviço.

O que fazer para trabalhar a comunicação, se estamos falando de informação e não de um objeto?

Ferramentas de comunicação interna

A comunicação pode ser trabalhada com ações simples, mas que devem ser apoiadas pela Direção e devem acontecer todos os dias, podemos citar:

Mural de recados: com dicas de comportamento ou lembretes que incentivem o diálogo aberto entre colegas e entre colaboradores e líderes;

Email/Newsletter: é uma forma digital de enviar os recados do mural para todos os trabalhadores poderem ler em suas horas vagas as dicas.

WhatsApp Corporativo: é uma ferramenta muito útil para enviar lembretes de eventos que estarão ocorrendo durante o mês. Mas lembre-se de deixar claro que nesse grupo vídeos ou imagens que não condizem com a política da empresa devem ser utilizados em outros grupos.

Rede Social Corporativa: é uma ferramenta que aumenta o engajamento dos colaboradores através do reconhecimento público.

Manual/Procedimento Interno: é uma ferramenta da qualidade que pode ser adaptada para a comunicação interna e traz diretrizes do que fazer e do que não fazer em várias situações de trabalho.

Caixa de sugestões: é uma das melhores formas de fazer com o que colaborador se sinta ouvido e possa expressão sua opinião. Esse é o espaço onde ele pode colocar todas suas ideias ou então desabafar sobre problemas ocorridos.

Todas essas ferramentas possuem graus de dificuldades diferentes, mas podem ser implementadas sem maiores custos adicionais.

Que tal refletir:

Quais ferramentas sua empresa possui hoje?

São eficazes ou você pode sugerir melhorias?

Até breve!